Privacybeleid

Privacyverklaring Rupriz Vloerverwarmingen

1. Inleiding

Rupriz Vloerverwarmingen (KvK 80069835) hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we deze verwerken en hoe we daarmee omgaan. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van klanten en potentiële klanten van Rupriz Vloerverwarmingen in het kader van onze dienstverlening (installatie van vloerverwarming en gerelateerde diensten). Wij houden ons hierbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

2. Verantwoordelijke

Rupriz Vloerverwarmingen, handelend onder de naam Rupriz Vloerverwarmingen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80069835, is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen via de contactgegevens op onze website.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Rupriz Vloerverwarmingen verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt of die wij verkrijgen via uw aanvraag of opdracht. Dit kunnen onder andere de volgende gegevens zijn:

Contactgegevens: zoals uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
Offerte- en opdrachtgegevens: informatie die u geeft met betrekking tot de gewenste diensten, zoals details over uw woning of pand (bijvoorbeeld vloeroppervlakte, bouwtekeningen of relevante technische informatie), de gevraagde werkzaamheden en eventuele andere specifieke wensen.
Financiële gegevens: indien van toepassing uw bankrekeningnummer (bijvoorbeeld voor terugbetaling bij herroeping of voor het verwerken van betalingen).
Correspondentie: inhoud van communicatie met u (zoals e-mails of berichten) met betrekking tot offertes, afspraken, klachten of andere vragen.

Rupriz Vloerverwarmingen verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals informatie over gezondheid, ras, religie, etc.), tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en u deze informatie vrijwillig hebt verstrekt (bijvoorbeeld een medische noodzaak waardoor specifiek rekening moet worden gehouden bij de installatie).

4. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doelen. De belangrijkste doelen zijn:

Offerte en contract: Om een passende offerte op te stellen en een overeenkomst met u te sluiten voor onze diensten. Wij gebruiken uw contact- en opdrachtgegevens om uw verzoek te beoordelen, u een offerte toe te zenden en de overeenkomst administratief vast te leggen. Deze verwerking is nodig voor het nemen van stappen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst en voor de uitvoering van de overeenkomst (rechtsgrond: noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst).
Uitvoering van diensten: Om de installatie van vloerverwarming en eventuele aanvullende diensten uit te voeren. Hierbij gebruiken we uw gegevens om afspraken in te plannen, de werkzaamheden op locatie uit te voeren (we moeten bijvoorbeeld uw adres kennen), en u op de hoogte te houden van de voortgang of eventuele bijzonderheden. Ook kunnen we gegevens gebruiken om eventueel meerwerk of wijzigingen in overleg te regelen. Dit valt onder de uitvoering van de overeenkomst.
Facturatie en betaling: Om u te factureren voor de uitgevoerde werkzaamheden en betalingen te verwerken. We verwerken hiervoor uw naam, adres en eventueel betaalgegevens. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en om te voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen.
Klantenservice en klachtenafhandeling: Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft, verwerken wij uw gegevens om contact met u op te nemen, uw vragen te beantwoorden of klachten te behandelen. Dit valt onder ons gerechtvaardigd belang om goede service te verlenen en uiteraard onder uitvoering van de overeenkomst als het gerelateerd is aan onze diensten.
Wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van fiscale bewaarplicht (waarvoor we factuurgegevens 7 jaar moeten bewaren volgens de Belastingwetgeving) of andere relevante wetgeving. De rechtsgrond hiervoor is naleving van een wettelijke verplichting.
Garantie en nazorg: Uw gegevens kunnen bewaard en gebruikt worden voor eventuele garantieafhandeling of vervolgwerkzaamheden na oplevering. Dit valt eveneens onder uitvoering van de overeenkomst/gerechtvaardigd belang om service te bieden.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van onze diensten. Wij gebruiken uw gegevens niet voor marketingdoeleinden. U zult van ons geen nieuwsbrieven, reclame of ongevraagde aanbiedingen ontvangen, tenzij u daar expliciet om gevraagd heeft of toestemming voor heeft gegeven.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Rupriz Vloerverwarmingen gaat zorgvuldig om met uw gegevens. Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet aan derden voor marketing of andere doeleinden. Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden indien dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

Onderaannemers of specialisten die worden ingezet bij de uitvoering van de werkzaamheden (bijv. een elektricien of vloerenspecialist), maar alleen de gegevens die noodzakelijk zijn (zoals uw adres en de relevante opdrachtinformatie) zodat zij hun werk kunnen doen.
Transport- of afvalverwerkingsbedrijven, indien een container of materiaaltransport nodig is voor uw opdracht, verstrekken we uw adresgegevens voor levering of plaatsing.
Administratiekantoren of boekhouder, voor zover nodig voor onze financiële administratie (deze partijen hebben mogelijk inzage in factuurgegevens waarin uw naam en adres staan).
Wettelijke instanties of toezichthouders als wij verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op grond van wet- en regelgeving (bijvoorbeeld aan de Belastingdienst).

Met derden die in onze opdracht uw gegevens verwerken (verwerkers), sluiten wij passende verwerkingsovereenkomsten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. In alle andere gevallen verstrekken wij alleen gegevens aan derden met uw uitdrukkelijke toestemming.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke plicht een langere bewaartermijn voorschrijft. Concreet hanteren wij bijvoorbeeld de volgende termijnen:

Offerte- en contactaanvragen van klanten die niet leiden tot een opdracht, bewaren we maximaal 1 jaar na onze laatste correspondentie, voor het geval u later alsnog besluit van onze diensten gebruik te maken, tenzij u eerder verzoekt om verwijdering.
Gegevens van klanten met wie wij een overeenkomst hebben gesloten (inclusief offertes die zijn geaccepteerd, communicatie, facturen en projectgegevens) bewaren we gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna maximaal 7 jaar. De periode van 7 jaar is in lijn met de fiscale bewaarplicht voor administratieve gegevens (facturen, betalingsgegevens).
Garantiegerelateerde gegevens (bijvoorbeeld informatie over de uitgevoerde installatie en eventuele reparaties) kunnen we, in het kader van verleende garantie, bewaren tot het einde van de garantietermijn of langer indien noodzakelijk voor afhandeling van specifieke garantieclaims.
Correspondentie met betrekking tot klachten bewaren we ten minste totdat de klacht is afgehandeld en daarna nog 2 jaar voor eventuele vervolgvragen of juridische doeleinden.

Na afloop van de relevante bewaartermijnen zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren. Waar technisch mogelijk en commercieel verantwoord, kunnen gegevens langer bewaard blijven in geanonimiseerde vorm (zonder dat ze naar u herleidbaar zijn) voor statistische of interne analytische doeleinden.

7. Beveiliging van uw gegevens

Rupriz Vloerverwarmingen neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, ongewenste openbaarmaking of onrechtmatige wijziging. Zo maken wij gebruik van beveiligde systemen voor onze administratie en beperken wij de toegang tot uw gegevens tot die personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden. Onze medewerkers en eventuele ingehuurde derden zijn verplicht om vertrouwelijk met uw gegevens om te gaan. Hoewel we alle redelijke voorzorgen nemen, is geen enkel systeem 100% beveiligd. Mocht zich onverhoopt toch een datalek of incident voordoen met betrekking tot uw persoonsgegevens, dan zullen wij de nodige stappen ondernemen volgens de AVG, waaronder indien verplicht het melden van het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en het informeren van de betrokkenen indien er mogelijk nadelige gevolgen voor hen zijn.

8. Uw privacyrechten

U heeft als betrokkene verschillende rechten onder de AVG met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie daarvan ontvangen.
Recht op rectificatie: U kunt verzoeken om correctie of aanvulling van uw gegevens als deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht op verwijdering: U heeft in bepaalde gevallen het recht om te vragen dat wij uw persoonsgegevens verwijderen ('recht op vergetelheid'), bijvoorbeeld als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of wanneer u uw toestemming intrekt en wij geen andere grondslag voor verwerking hebben.
Recht op beperking van de verwerking: U kunt in bepaalde situaties vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist of als de verwerking onrechtmatig is maar u toch wilt dat we (nog) niet alles verwijderen.
Recht op dataportabiliteit: Voor zover van toepassing heeft u het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, en om die gegevens desgewenst aan een andere dienstverlener over te dragen.
Recht van bezwaar: U mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als wij uw gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang. In dat geval zullen wij de verwerking staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben om door te gaan of de verwerking nodig is in het kader van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de bekende contactgegevens (bijv. e-mail of schriftelijk). Wij zullen binnen uiterlijk een maand op uw verzoek reageren. We kunnen u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren voordat we aan een verzoek voldoen, om te voorkomen dat we gegevens aan een verkeerde persoon verstrekken.

9. Cookies en websitegebruik

Onze website maakt gebruik van cookies om de site goed te laten werken en uw gebruikerservaring te verbeteren. Wij respecteren uw privacy en geven u volledige controle over welke cookies u accepteert.

Soorten cookies die wij gebruiken:

Noodzakelijke cookies: Deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld. Ze bevatten geen persoonsgegevens en worden gebruikt voor het opslaan van uw cookie-voorkeuren en basis website-instellingen.
Analytische cookies: Wij gebruiken Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze cookies verzamelen informatie over uw bezoek (zoals welke pagina's u bekijkt en hoe lang u op de site blijft) om ons te helpen de website te verbeteren. Deze gegevens worden geanonimiseerd en bevatten geen direct herleidbare persoonsgegevens.
Marketing cookies: Deze cookies kunnen worden gebruikt om relevante advertenties te tonen en de effectiviteit van marketingcampagnes te meten. Deze worden alleen geplaatst met uw uitdrukkelijke toestemming.
Voorkeur cookies: Deze cookies onthouden uw voorkeuren (zoals taal of thema-instellingen) om uw ervaring te personaliseren.

U kunt uw cookie-voorkeuren op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen knop onderaan de website. Wij verkopen of verhuren uw gegevens niet aan derden voor marketingdoeleinden.

10. Contact en klachten

Voor vragen over deze privacyverklaring of als u een beroep wilt doen op uw rechten, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld op onze website. We helpen u graag verder met uw vragen of verzoeken. Mocht u desondanks van mening zijn dat wij onzorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de Nederlandse toezichthouder op privacywetgeving). Wij stellen het op prijs als u eventuele klachten eerst met ons bespreekt, zodat we samen een oplossing kunnen vinden.

11. Wijzigingen

Rupriz Vloerverwarmingen kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld in geval van veranderingen in onze diensten of wijzigingen in de wetgeving. De meest actuele versie van de privacyverklaring is steeds te vinden op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u daarover informeren via de website of per e-mail. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 16 juni 2025.